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化学品全过程信息化平台管理的探索与实践(下)

发布时间:2023-03-07 15:26:29      点击次数:680

03  化学品全过程信息化平台管理。

3.1信息化平台的顶层架构设计

化学品管理需要通过顶层规划设计(将涉及的风险控制关键环节嵌入整个管理流程中),具体应该具有以下功能:

① 化学品管理平台需集供货商管理、化学品采购、审批、库房管理、存量管理、废弃物处置、统一结算、资料查询、化学品安全培训于一体全过程管理,具有数据实时准确、对用户透明、流程规范、全程可追溯等特点。

② 平台建设与运行的指导思想是方便客户,寓管理于服务,以服务促管理。

③ 建设目标与运行模式。平台建设依托互联网,采取软件+硬件+支撑保障的模式,实现对化学品进行全程管理,抓源头、管过程、控末端,有效调节化学品种类和数量,降低实验室存量,通过提高服务质量促进管理水平,防范风险。

3.2底层支撑数据库

化学品安全管理涉及 人、机、物、法、环等各方面的信息资料,难以用传统方式有效管理,需要利用新技术、信息化手段实现,整合各个信息孤岛,构建完整的数据链,建设相关标准数据库支撑,应包括:

人员数据库

实验室房间数据库

产品数据库

危化品MSDS数据库建设

危险化学品目录、易制毒、易制爆、剧毒化学品名录数据库等。


3.3流程中设置关键环节风险控制

➪ 平台建立化学品检索、采购、审核、运输、验收、储存、处置全过程闭环管理,关键环节控制,通过抓源头—控过程—管末端的管理理念指导化学品管理平台建设。

     ➪ 实施供货商源头把控:实验室所需的化学品来自供货商,需要对供货商资质进行审核和有效期管理,与经营的产品关联,未经批准,无法在系统上架,有效期失效后自动下架,同时设置供货商的准入、关停和退出机制,可以有效对化学品产品从源头管理,确保产品质量,防范影响实验甚至安全事故发生;同时可以有效监督和管理供货商。

    ➪ 精准的检索方式:在通用性的检索方式的基础上,嵌入特有的化学品专业化检索功能(结构式搜索、CASNO、MDL、中英文品名、货号、缩写词搜索等)通过检索条件与底层数据库进行验证,确保检索结果清晰,满足用户需求的同时,同时将法律法规规范要求清晰展示,有效防范“误购”等违规事故发生。

➪ 检索根据客户习惯(库存、价格、规格、品牌等),提高检索效率和精度,合理安排采购和实验,节省实验人员精力,将更重要的精力投入到科研中。

➪ 分级授权、责任分解,权责对等:实验室安全管理涉及环节众多,利用信息手段,梳理相关环节,合理、科学设置关键环节把控,实现责任分解,明确各级各类的权限和责任,权责相对应,全过程可追溯。结合各用户单位的实际情况支持按不同订单金额的审批、危险化学品及各种管控化学品审批。

➪ 嵌入化学品安全使用知识,方便查询危险化学品MSDS、SPEC信息,为师生危化品操作保驾护航。

➪ 订单进度一目了然,合理安排实验。

此外,近些年,国家一直在强调深化科技领域“放管服”改革,按照能放尽放的要求赋予科研人员更大的人财物自主支配权。

➪ 通过二维码实现化学品收验货,确保订单实际发生,货物与订单相符,既可以降低安全风险,也有助于廉洁从业风险防控。

➪ 根据库房、实验室具体情况,基于化学品禁忌物混存要求,科学规范存放化学品,包含: 整体安全防护设计、库区设计、货架设计、库位设计以及货物分层摆放规则、库位编码规则;方便库房及实验室人员日常安全存放和管理;降低管理强度,防范安全风险。➪ 订单实现自动计入台账,通过二维码实现使用台账、出入库等管理;快捷方便准确,方便实验人员日常操作,节省精力和时间。

➪ 末端处置:通过在线发起危险废物回收申请,引入废液回收桶二维码扫描,实现从废液回收数据库追溯来源;可以有效监督和管理实验废弃物的回收,对于不符合要求的,可以追溯来源,及时督促整改,降低风险。

➪ 采购金额冻结、对账、结算、归集支付,既可以方便科研人员,减少付款、报销等琐事,也可以极大降低财务人员的工作量;同时,供货商可以定期及时回款,降低供货商资金成本,可以让利给用户、降低商品价格,实现双赢。

➪ 数据分析统计功能,管理人员、实验室负责人、具体使用人员可以根据需要进行统计、查询、分析,避免采购浪费、人员流动造成遗留问题,实现化学品底数清;不仅方便实验室的日常管理,同时学校职能部门、政府相关部门在日常检查和管理中,一目了然。


04  实施成效。

化学品全过程信息化管理平台通过软件结合硬件、支撑保障模式,实现从化学品审批、采购、运输、储存、使用和处置的全过程可追溯管理。在具体使用中真正实现了:

1. 通过设立化学品商城,审核供货商资质,一方面可以遴选优质供货商入围,确保产品质量;同时,可以与供货商谈判,形成批量谈判优势,获取更优惠的价格;另一方面汇集实验需要的各个品牌以及相应的化学品,减轻用户查询精力;

2. 系统甄别化学品,可以实现自动甄别化学品类别、管控要求、MSDS,将审批流程嵌入,基于实验室存量、使用频次、使用用途等信息,给与审批人员审批依据,利用互联网实现随时随地快速审批;

3. 通过采购金额冻结、归集支付,既可以方便科研人员,减少付款、报销等琐事,也可以极大降低财务人员的工作量;同时,供货商可以定期及时回款,降低供货商资金成本,为降低商品价格、让利给用户,实现双赢;

4. 利用信息化平台实现了化学品采购、到货验收、使用、处置的全过程信息记录、可追溯,为有效管理提供了抓手,防范采购过程的违规违纪问题;

5. 通过权限设置,实现统计、查询实验室内的台账、存量等信息底数清晰,根据需求和货期合理安排采购,有效降低实验室化学品存量和危险废物存量,避免浪费,降低实验室风险;同时,实验室空间非常宝贵,释放出来的空间,可以更好利用;

6. 以服务促管理,配合配送、回收等服务,提升师生使用平台的积极性,引导实验人员良好的实验行为,逐步引导用户形成良好的采购行为,安全使用、处置等实验习惯;

7. 通过化学品全过程管理,有效解决化学品管理的痛点、难点问题,在解决实验室、供货商、安全管理部门面临的提高化学品管理水平和实验室安全管理能力,为教学科研提供物质保障,为人才培养和科研工作提供良好支撑。

文章来源未来实验室学苑











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